Ce que nous faisons de vos données, et comment vous gardez la main

Version du 18 octobre 2026.

Article 1. Responsable de traitement

1.1. Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est Free Workers Club (ci-après « FWC »), société par actions simplifiée, 1 bis rue Georges Thill, 78240 Chambourcy, immatriculée sous le numéro 984 584 565 au RCS de Versailles.

1.2. Les questions relatives aux données personnelles sont adressées à contact@freeworkersclub.com ou par courrier au siège.

1.3. Lorsque le membre utilise Budget ou Workplace pour traiter les données de ses propres clients, contacts ou salariés, il est responsable de ces traitements et FWC agit comme sous-traitant, selon l'annexe de traitement des données (remise avec la commande). La présente politique ne couvre pas ces traitements.

1.4. Pour Assurances, le courtier partenaire (nom du courtier à compléter) est responsable des traitements qu'il réalise après transmission de la demande de devis, et l'assureur est responsable de la gestion du contrat.

Article 2. Données collectées et finalités par produit

2.1. Site et contact. Données de navigation (voir l'article 9 sur les cookies), données saisies dans le formulaire de contact (nom, prénom, société, adresse électronique, téléphone, message) et dans la prise de rendez-vous (créneau choisi). Finalité : répondre à la demande et organiser le rendez-vous.

2.2. Club. Données d'adhésion : nom, prénom, dénomination et numéro d'immatriculation de la structure, adresse électronique, téléphone, mot de passe chiffré, statut (indépendant ou dirigeant), date d'acceptation des conditions. Finalités : créer et gérer le compte unique, appliquer les conditions membres, envoyer la lettre mensuelle du club, assurer la sécurité du compte. La lettre est envoyée aux membres qui l'ont demandée ou acceptée à l'adhésion ; chaque envoi contient un lien de désinscription en un clic.

2.3. Unité Ronin. Données de qualification : identité du candidat, cercle visé, curriculum vitae, compétences, expériences, références professionnelles, disponibilités, déclaration de liberté d'exercer, pièces d'immatriculation et attestation d'assurance. Données de mission : missions proposées, réponses du freelance, comptes rendus d'activité, factures émises sous mandat, montants reversés. Données du client : identité des interlocuteurs, besoins exprimés, bons de commande. Finalités : instruire la qualification, constituer et animer les cercles, diffuser les missions qualifiées aux freelances du cercle, proposer des freelances nommés aux clients, établir les comptes rendus, les factures et les reversements, appliquer la clause de non-contournement. Le curriculum vitae n'est transmis à un client qu'avec l'accord du freelance pour chaque mission.

2.4. Budget. Données du compte, données bancaires (relevés de compte importés ou récupérés, identifiant de compte, libellés et montants des opérations), justificatifs (tickets, factures, notes de frais, images traitées par reconnaissance optique), devis, factures reçues par la plateforme agréée partenaire, signatures électroniques. Finalités : fournir le service de trésorerie, de prévision, de rapprochement et de devis, lire les justificatifs, recevoir les factures électroniques. Les données traitées pendant l'essai le sont aux mêmes fins, pour la durée de l'essai puis la durée de rétention indiquée à l'article 4. Les justificatifs peuvent contenir des données de tiers (noms de commerçants, de clients) ; le membre en est responsable de traitement.

2.5. Workplace. Données du diagnostic (réponses à la grille à sept lignes, livrable, score, priorités), identités et adresses électroniques des utilisateurs des postes, identifiants des licences, journaux de supervision et de sauvegarde, tickets de support. Finalités : réaliser le diagnostic, attribuer et gérer les licences, superviser les postes, exécuter les sauvegardes, traiter les incidents auprès des éditeurs. Le contenu des sauvegardes appartient au client, qui en est responsable de traitement.

2.6. Assurances. Données du formulaire de devis : identité, activité, chiffre d'affaires, effectif, besoins de couverture, situation actuelle d'assurance, coordonnées. Pour la complémentaire santé et la prévoyance, le formulaire peut appeler des données relatives à la santé; les questions de santé sont posées par le courtier ou l’assureur, jamais dans le formulaire FWC. Finalité : transmettre la demande au courtier partenaire pour établir un devis. La transmission n'a lieu qu'après consentement explicite du membre, recueilli par une case non précochée dédiée.

2.7. Facturation et comptabilité. Pour tous les produits payants : identité et coordonnées de facturation, coordonnées bancaires du mandat de prélèvement conservées par le prestataire de paiement, factures, paiements, relances. Finalités : facturer, encaisser, recouvrer, tenir la comptabilité de FWC, répondre aux obligations fiscales.

2.8. Sécurité et preuve. Journaux de connexion, adresses IP, horodatages d'acceptation des conditions, historique des actions sensibles dans les applications. Finalités : sécurité des comptes, détection des fraudes, preuve des consentements et des commandes.

Article 3. Bases légales

3.1. Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD) : gestion du compte membre, Unité Ronin, Budget, Workplace, facturation, réponse aux demandes de contact et de devis.

3.2. Obligation légale (article 6.1.c) : conservation des factures et des pièces comptables, obligations de facturation électronique, réponses aux réquisitions des autorités, obligations propres à l'intermédiation en assurance.

3.3. Intérêt légitime de FWC (article 6.1.f) : sécurité des applications, prévention de la fraude, amélioration des services à partir de statistiques agrégées, lettre du club adressée aux membres professionnels sur des sujets en rapport avec leur activité, application de la clause de non-contournement, gestion des réclamations et des litiges.

3.4. Consentement (article 6.1.a, et article 9.2.a pour les données de santé) : transmission d'une demande de devis d'assurance au courtier partenaire, transmission du curriculum vitae d'un freelance à un client, dépôt des cookies non essentiels, publication du nom et du logo d'un membre comme référence. Le consentement peut être retiré à tout moment, sans effet sur les traitements antérieurs.

Article 4. Durées de conservation

4.1. Les durées de conservation sont les suivantes. Au terme de la durée active, les données sont supprimées ou archivées à accès restreint pour la durée des obligations légales et de la prescription.

Article 5. Destinataires et sous-traitants

5.1. Au sein de FWC, les données sont accessibles aux associés et aux personnes qui interviennent pour FWC, dans la limite de leurs besoins. FWC n'a pas de salarié ; les intervenants sont tenus à la confidentialité par contrat.

5.2. Sociétés du groupe. Cytadelle, qui édite la technologie des applications et en assure la maintenance, peut accéder aux données dans le cadre de ses interventions techniques, en qualité de sous-traitant de FWC (convention de sous-traitance intragroupe). Artemys Group, société présidente, n'accède pas aux données des membres.

5.3. Sous-traitants et destinataires externes :

5.4. FWC conclut avec chaque sous-traitant un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.

5.5. Clients et freelances. Dans Unité Ronin, les données d'un freelance (nom, compétences, expériences, curriculum vitae) sont transmises au client qui cherche un intervenant, pour chaque mission et avec l'accord du freelance.

5.6. Autorités. FWC communique des données aux autorités judiciaires, administratives ou de contrôle lorsqu'une disposition légale l'y oblige.

Article 6. Hébergement et transferts

6.1. Le site, le CRM et les formulaires sont hébergés par HubSpot dans un centre de données situé dans l'Union européenne. Budget et ses données sont hébergés en France. Les services Microsoft distribués dans Workplace sont hébergés dans l'Union européenne.

6.2. Certains sous-traitants peuvent accéder aux données depuis un pays hors de l'Union européenne, notamment pour le support technique. Ces accès sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par les clauses contractuelles types adoptées par elle, complétées des mesures nécessaires. Le membre peut obtenir copie des garanties sur demande.

Article 7. Sécurité

7.1. FWC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données : chiffrement des communications et des sauvegardes, mots de passe chiffrés, authentification à plusieurs facteurs obligatoire, cloisonnement des accès, journalisation, sauvegardes régulières, tests de restauration.

7.2. Les données bancaires et les justificatifs traités par Budget sont stockés chiffrés et accessibles au seul membre et aux intervenants techniques habilités, pour la maintenance.

7.3. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, FWC notifie la CNIL dans les soixante-douze heures et informe les personnes concernées lorsque le risque est élevé, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

Article 8. Droits des personnes

8.1. Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de ses données, ainsi que du droit de retirer son consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de ses données après son décès, dans les conditions des articles 15 à 22 du RGPD et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

8.2. Les demandes sont adressées à contact@freeworkersclub.com ou par courrier à Free Workers Club, 1 bis rue Georges Thill, 78240 Chambourcy. FWC répond dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe, après vérification de l'identité du demandeur lorsque nécessaire.

8.3. Le membre peut exercer une partie de ces droits directement depuis son espace : modification des informations du compte, désinscription de la lettre, export de ses données, fermeture du compte.

8.4. Les droits exercés à propos des données traitées par le courtier partenaire ou par un assureur sont adressés à ceux-ci ; FWC transmet la demande si elle la reçoit.

8.5. Les droits relatifs aux données que le membre traite lui-même dans Budget ou Workplace (données de ses clients ou de ses salariés) s'exercent auprès du membre, responsable de ces traitements.

Article 9. Cookies et traceurs

9.1. Le site utilise des cookies et des traceurs déposés par HubSpot et, le cas échéant, par les outils de mesure d'audience.

9.2. Bannière. À la première visite, une bannière gérée par HubSpot vous propose d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Par défaut, aucun cookie non essentiel n'est déposé avant votre choix ; le refus est aussi simple que l'acceptation et ne requiert qu'un clic. Votre choix est conservé six mois puis la bannière vous est proposée de nouveau. Vous pouvez le modifier à tout moment par le lien « Gérer les cookies » en pied de page.

9.3. Cookies essentiels, déposés sans consentement : cookies de session et d'authentification de l'espace membre et des applications, cookie de mémorisation du choix en matière de cookies, cookies de sécurité et d'équilibrage de charge de l'hébergeur.

9.4. Cookies soumis à consentement : cookies de suivi de navigation HubSpot liés au CRM (association des pages consultées au contact connu), cookies de mesure d'audience non exemptés, cookies des outils de prise de rendez-vous ou de vidéo intégrés.

9.5. Le site n'affiche aucune publicité et ne dépose aucun cookie publicitaire de tiers.

9.6. Vous pouvez aussi paramétrer votre navigateur pour refuser les cookies ; certaines fonctions de l'espace membre peuvent alors ne pas fonctionner.

Article 10. Mineurs et prospection

10.1. Le site et les applications s'adressent à des professionnels majeurs. FWC ne collecte pas sciemment de données de mineurs.

10.2. FWC ne vend ni ne loue les données de ses membres. La lettre du club est le seul envoi régulier ; FWC peut adresser aux membres des informations sur ses propres produits, avec une possibilité d'opposition dans chaque message.

Article 11. Réclamation auprès de la CNIL

11.1. Si vous estimez, après avoir contacté FWC, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.

11.2. Vous pouvez aussi saisir l'autorité de contrôle de l'État membre de l'Union européenne où vous résidez.

Article 12. Modification de la politique

12.1. FWC peut modifier la présente politique pour tenir compte de l'évolution des services, des sous-traitants ou de la réglementation. Toute modification substantielle est notifiée aux membres par courrier électronique ou dans leur espace, au moins trente jours avant son entrée en vigueur. La date de version figure en tête du document.